Disposer d’un bureau virtuel est actuellement indispensable pour mieux gérer en toute sécurité son entreprise et ses fichiers à distance. À l’ère de l’évolution technologique, chaque entreprise est en mesure de bénéficier d’une variété de services sans le besoin d’embaucher du personnel. Généralement, cet outil informatique représente un potentiel non négligeable de croissance pour toutes les entreprises.
Le bureau virtuel : un concept innovant
De par l’évolution des activités digitales, il est désormais possible de réaliser la plupart des missions des entreprises à distance. Ce qui occasionnera la réduction des besoins matériels. En termes de communication, il s’avère être possible et courant d’entretenir des échanges directement. Cela s’applique particulièrement aux conférences téléphoniques ou encore les vidéoconférences. Il est réellement efficace pour tous les types de société et surtout les groupes ayant plusieurs entités.
Des prestataires externes peuvent notamment gérer tous les appels téléphoniques. Suivre ce lien si vous souhaitez bénéficier d’un service de proximité pour tous vos appels entrants. À part cette possibilité, les applications mobiles ont su rapidement conquérir la plupart des marchés et secteurs d’activité. En effet, ce type de logiciel permet de transformer les supports mobiles (smartphone, tablettes, PC portable) en véritable poste de travail grâce à une connexion internet. Les employés peuvent ainsi accéder à leurs données de la même manière qu’en étant au bureau.
Des services à distance à moindre coût
Un grand nombre de services peuvent être gérés à distance. Grâce à cela, l’externalisation peut s’appliquer à toutes les missions, notamment la gestion des ressources humaines, la comptabilité, la gestion de la relation client, le recrutement ou encore le secrétariat. Cela permettra aux entrepreneurs de se focaliser sur les missions principales de l’entreprise.
Parfois, le bureau virtuel peut devenir une adresse physique créée par un prestataire qui domiciliera une activité. Dans ce cas, si vous décidez de fonder une société, même sans locaux matériels, vous aurez une adresse officielle. Certains prestataires arrivent même à disposer de salles de réunion. Ces techniques permettent de réduire grandement les coûts se rapportant aussi bien au niveau du matériel que du personnel.
Recourir à un télésecrétariat externalisé ou non pour mieux gérer l’administratif
En général, toutes les tâches administratives peuvent être gérées par un bureau virtuel. Cela déchargera à coup sûr la société. Ces services peuvent s’appliquer aux PME, professionnels indépendants ou encore aux professions libérales. Parmi les services qui peuvent être pris en charge par un secrétaire à distance, on distingue :
- Le standard téléphonique : une télésecrétaire est en mesure de prendre en charge la réception de tous les appels entrants. Elle recueille les messages, les coordonnées et les transmet en temps réel.
- La permanence téléphonique : afin d’assurer un service client efficace et solide, elle sera disponible en tout temps pour recevoir tous les appels des clients.
- La gestion de l’agenda : elle assurera la coordination des rendez-vous avec les collaborateurs, fournisseurs ou interlocuteurs selon la disponibilité. Là encore, le chef d’entreprise sera mis au courant aussitôt.
- La réception des fax et la transmission de ceux-ci par courriel.
